新型コロナウイルスの新変異株「オミクロン株」の感染拡大に警戒感が広がる中で、今後もビデオ会議での役員会、ミーティングなどを開催する必要があります。
ビデオ会議ツールはLINE
の「ビデオ通話」(グループ通話)または「Zoom」の無料基本プランを使います。
「Zoom」の無料基本プランは40分の時間制限(3人以上の会議)のなかで、より有効な会議になるようにホスト、参加者共に協力して活用しましょう。
冒頭部5分で話の概要が掴める様にも‥ 配慮しましょう。

●スマホでも会議に参加できますがLINE、Zoomのパソコン版をパソコンにインストールしてパソコンでオンライン会議に参加(ミーティングURLをクリックするだけ)しましょう。
パソコンの大きい画面の方が「ギャラリービュー」(参加者の見え方)が見やすいと思います。
参加者は、開始時刻10分間にできるだけ雑談をしてマイク、ビデオの確認をしましょう。会議中で発言しない間はマイクをオフにしましょう。

ミーティングのビデオ会議などは、Zoomを使います。主催者(以降ホスト)は、スケジュール登録後(待機室は使わない)にLINE、e-mailなどで「ビデオ会議予定案内」を前日迄に案内をして実施しましょう。
ホストは、Zoomの起動は余裕を持って開始時刻10分前に起動を行います。(無料基本プランは起動から40分使えます)
ホストは、延長する必要があると判断した場合は区切りの良い所で参加者にその旨を案内して「ミーティングの終了」処理をします。
終了後、すぐに同一のミーティングID(「招待URL」をクリック)再開します。
参加者は同様に会議に参加します。

役員会のビデオ会議は、時間制限のないLINEの「ビデオ通話」(グループ通話を使ってみたのですが、参加者が5~6人以上又は通信回線などの通信環境が不揃いな場合、通信環境の劣る参加者が通話できない状態になるケースがありましたので
LINEの「ビデオ通話」は使用しないでください
LINEでグループ設定されていますのでミーティングID(「招待URL」を案内する必要がありません。前日迄に「ビデオ会議予定案内」をして実施します。

●Zoomビデオ会議での役員会、ミーティングについては30分で終了すること。

●参加者は、開始時刻10分間にできるだけ雑談をしてマイク、ビデオの確認をしましょう会議中で発言しない間はマイクをオフにしましょう。できればノイズキャンセリングの krispをインストールしましょう。洗い物をしているとか掃除機をかけているとかの生活音がBGM代わりに流れないようにするアプリです。

●ホストは「画面の共有」をクリックすると、自分の開いているファイルや画面、ホワイトボードなどを共有して説明することができます。

●zoom用語
Zoomはテレビ会議と同様に
パソコンやスマートフォンで映像(ビデオ)と音声を使って、いつでも、どこからでも、複数人でのテレビ通話ができるコミュニケーションツールです。
Zoom会議を主催する人をホストと言います。
ミーティングを立ち上げた人がホストとなり、会議を主催することができます。 すぐミーティングを始めたり、ミーティングの日をあらかじめ予約して開催することも、 そしてミーティングの予約日などを参加者に通知することもできます。
ホスト:ミーティングをスケジュール作成したユーザ。 ミーティングを管理する完全な権限を有します。 1度のミーティングにホストは1人だけ設定できます。
共同ホスト: ホストが持つ権限の大部分を共有しているため、ミーティングの管理(参加者の管理など)ができます。 ホストはミーティング中に共同ホストを割り当てる必要があります。 共同ホストはミーティングを開始できません。 ミーティングを開始するために他の人が必要な場合は、別のホストを割り当てることができます。
代替ホスト: 共同ホストを同じ権限を持っていますが、ミーティングを開始することもできます。 ホストは、ミーティングのスケジュールを設定するときに、代替ホストを割り当てることができます。